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Guía para Redactar una Declaración de Política OHS
¿Por qué se debe de tener una declaración de política de seguridad y salud ocupacional (OHS)?
¿Qué es una política?
¿Que hace a una declaración de política efectiva?
¿ Qué tipo de temas debe cubrir una declaración de política OHS?
¿ Quién debe redactar la política?
¿Qué se debe considerar para redactar la política?
¿Quién tiene responsabilidades con la política?
¿Cómo puede incorporarse la política a los deberes y acciones regulares del lugar de trabajo?
¿Cuáles son ejemplos de cómo comunicar la política a otros?
¿Cuáles son algunas de la sugerencias para implementar la política?
¿ Qué es un ejemplo de una lista de control de políticas para revisar una política existente o una nueva?
Apéndice A
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 Guía para Redactar una Declaración de Política OHS

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¿Por qué se debe de tener una declaración de política de seguridad y salud ocupacional (OHS)?

Una política de seguridad y salud escrita ayuda a promover un programa efectivo OHS. Ese tipo de política debe reflejar las necesidades especiales de su lugar de trabajo y debe ser revisada y actualizada regularmente. Este documento le ayudará a redactar y aplicar una política para su lugar de trabajo.

¿Qué es una política?

El diccionario Gage define “política “ como “un plan de acción; curso o método de acción que ha sido seleccionado deliberadamente y que guía o tiene influencia en decisiones futuras”. Al definir principios y reglas, una política de seguridad de salud ocupacional guía las acciones. Una declaración de política indica el grado de compromiso de los empleados con la salud y la seguridad. La declaración de la obligación de los empleados debe ser más que un esquema de deberes legales.

 

¿Que hace a una declaración de política efectiva?

Existen muchas diferencias de forma y contenido de las políticas corporativas. Su estilo, sin embargo, no es tan importante como la claridad con la cual se identifican responsabilidades funcionales sobre la autoridad.

Para ser efectiva, una política debe:

  • involucrar a la alta gerencia y representantes en la preparación de la política,
  • ser vista como consistente con los objetivos de operación de manera eficiente y predecible del lugar de trabajo,
  • ser relevante con las necesidades reales del lugar de trabajo, y no adoptada de otro lugar de trabajo, y
  • ser aceptadaaceptada con la misma importancia de los otros objetivos de política del lugar del trabajo
¿ Qué tipo de temas debe cubrir una declaración de política OHS?

La declaración de políticas debe suministrar una clara indicación de los objetivos y planes de la compañía para salud y seguridad ocupacional. Los siguientes temas deben ser cubiertos en la declaración:

  • compromiso de la alta gerencia con el establecimiento de un lugar de trabajo seguro y sano y con la integración de seguridad y salud en todas las actividades del lugar de trabajo,
  • la intención de tratar la legislación básica de salud y seguridad como un estándar mínimo en vez de uno máximo,
  • responsabilidad de todo el personal para mantener un lugar de trabajo seguro,
  • responsabilidad de todos los niveles de gerencia para ejecutar las responsabilidades de seguridad y salud,
  • importancia de consulta y cooperación entre gerencia y empleados para una implementación de política efectiva,
  • compromiso de revisiones regulares de la política y monitoreo de su efectividad, y
  • compromiso de suministrar los compromiso de suministrar los fondos y detalles adecuados de cómo va a estar disponible el dinero.
¿ Quién debe redactar la política?

Las mejores políticas son específicas para un lugar de trabajo y no prestadas o redactadas por personas externas. Un empleador puede delegar la preparación de una política a un miembro del personal. Sin embargo, la declaración de política escrita de seguridad y salud ocupacional es una obligación para los empleados y por lo tanto el empleador es el principal responsable de su contenido. La política de seguridad debe tener fecha y estar firmada por el gerente ejecutivo del lugar de trabajo.

¿Qué se debe considerar para redactar la política?

Estos son los puntos de mayor importancia a considerar:

  • La política debe definir los arreglos implementados para apoyarla y ejecutarla. Aspectos como reuniones de seguridad, procedimientos de trabajo seguro, higiene ocupacional y capacitación en seguridad deben estar detallados.
  • La política debe tratar los tipos de riesgos asociados con el lugar de trabajo. Dependiendo de los tipos de tareas ejecutadas y de los riesgos presentes, puede ser necesario que el empleador sea bastante específico y detallado al detallar los riesgos del lugar de trabajo.
  • La política debe discutir la participación activa y continua de los empleados para ayudar a obtener los objetivos. Los empleados también deben involucrarse en la preparación e implementación de la política. Sin la participación útil de los empleados, una política no tendrá éxito.
  • Las declaraciones de política tienen que ser enmendadas de vez en cuando. Deben mantener el ritmo con los cambios que ocurren en el lugar de trabajo.

Las siguientes son preguntas que se tienen que considerar para preparar una política:

  • ¿Cuál es la meta del programa de seguridad ñtener menos lesiones y enfermedades en operaciones similares? ¿Reducirlo en un 10%?
  • ¿Cuándo se enfrenta a prioridades conflictivas o asignación de recursos limitados, ¿recibe la seguridad más importancia? ¿igual importancia? ¿cómo se decide?
  • ¿Es la seguridad la responsabilidad del gerente de línea o del gerente de personal ñquién es responsable?
  • ¿Qué beneficios espera la gerencia derivar de un programa eficiente?
  • ¿A quién se le asignará la responsabilidad de coordinar actividades?
¿Quién tiene responsabilidades con la política?

No importa que tan bien escrita está , una política no es más que palabras vacías si no existe un plan para implementar la política a través de la organización. La política puede sólo ser implementada cuando:

  • las responsabilidades están claramente definidas y asignadas,
  • los métodos de responsabilidades están establecidos,
  • los procedimientos adecuados y las actividades del programa están implementados,
  • existe prestación adecuada de recursos financieros y otros, y
  • las responsabilidades para realizar los objetivos de la política están claramente comunicados y entendidos dentro del lugar de trabajo.

Aunque la asignación de responsabilidades debe de ser una lista completa adaptada a su tipo de trabajo y estructura organizacional, evíte ser tan específico que haga que la gente se vuelva muy legalista para interpretar la política. Por ejemplo, no detalle el tipo específico de equipo de protección personal que debe de usar el empleado ñsimplemente establezca que todos los empleados deben usar el equipo de protección personal especificado por el empleador y/o requerido por la naturaleza del trabajo. De esta manera tiene la flexibilidad de hacer cambios según lo ameriten las circunstancias.

La responsabilidad debe ser extendida a través de toda la estructura organizacional para garantizar que los objetivos de la política se integrarán en todas las actividades. Por ejemplo, una política puede especificar:

  • responsabilidades individuales (detalladas en el apéndice A),
  • responsabilidades legales,
  • sistemas de contabilidad,
  • promoción de percepción y seguridad,
  • necesidades para educación y capacitación,
  • informes y corrección de problemas de seguridad y salud, y
  • control de información de lesiones y enfermedades.
¿Cómo puede incorporarse la política a los deberes y acciones regulares del lugar de trabajo?

Los métodos para establecer responsabilidad deben ser designados para monitorear la calidad y lo adecuado de los procedimientos del lugar de trabajo, incluyendo: Inclusión de responsabilidad en la declaración de políticas,

  • procedimientos para garantizar que el desempeño de salud y seguridad se considera una parte de la evaluación de rendimiento y de revisiones salariales,
  • inclusión de responsabilidades de seguridad y salud y objetivos de desempeño en las descripciones de trabajo
  • revisiones de programas de salud y de seguridad regulares, y
  • informes regulares de los requerimientos incluidos en los elementos del programa.

Parte de una política exitosa es garantizar que todos los empleados están conscientes de ella. Si el plan del lugar de trabajo para implementar la política es bueno, los empleados lo recordarán en sus actividades cotidianas, en reuniones de seguridad, y durante la orientación y capacitación. Una responsabilidad que adherir a las políticas de seguridad y salud puede ser parte de las descripciones de trabajo de los empleados. Cada empleado, al inicio de su empleo, puede recibir una copia de la política y ser informado de que es una condición del empleo seguir la política. El lugar de trabajo puede reforzar su compromiso con la política pegando señales en el lugar de trabajo, escribiendo artículos sobre la política en los memorándum de la compañía, refiriéndose a él en los manuales de trabajo, etc. Cada lugar de trabajo definitivamente tendrá su propia forma de mantener a sus empleados informados. Lo importante es tener un plan y continuar con él.
¿Cuáles son ejemplos de cómo comunicar la política a otros?

Una política efectiva para manejo de seguridad y salud debe ser:

  • claramente definida y comunicada,
  • respaldada por arreglos sólidos y puesta en práctica,
  • reflejada en las actitudes diarias y en las acciones de las personas, y
  • monitoreada

Formas en las que las políticas de responsabilidades pueden ser comunicadas incluyen:

  • inducción de capacitación,
  • política y manuales de procedimiento,
  • comités conjuntos de seguridad y salud,
  • descripciones de trabajo,
  • avisos y recordatorios,
  • conversaciones y reuniones de seguridad,
  • asistencia de la alta gerencia a las reuniones de seguridad, y
  • demostración del compromiso de la alta gerencia por medio de una respuesta asistida y revisión a los informes de inspección de recomendación del comité, investigaciones de accidentes, y evaluaciones del programa de seguridad y salud.
¿Cuáles son algunas de la sugerencias para implementar la política?

Para implementar una política, las actividades de seguridad y salud deben ser identificadas y asignadas. Aunque cada lugar de trabajo hará esto a su manera, existen algunos temas generales que deben ser tratados:

  • La política debe establecer que el lugar de trabajo tenga reglas claras para el comportamiento del trabajo seguro y sano. Se debe aclarar quién es el responsable de desarrollar, cumplir y aplicar las reglas.
  • Las pautas para mantener y operar el equipo y la maquinaria deben estar claras. Nuevamente las responsabilidades individuales deben ser aclaradas.
  • La política de establecer qué tipos de programa de capacitación brindará la compañía para asegurar que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades. Esto puede incluir un primer día de orientación, capacitación en el trabajo y cursos “de refrescamiento”.
  • Los medios para brindar a los empleados información sobre los riesgos básicos específicos del lugar de trabajo, y procedimientos escritos detallados de trabajos peligrosos deben ser especificados.
  • Reuniones de seguridad y salud regulares en el sitio de trabajo a todos los niveles de la organización son una parte esencial de un buen programa de seguridad. La política puede identificar qué temas serán discutidos en estas reuniones, qué se puede comunicar verbalmente y que debe de hacer de forma escrita.
¿ Qué es un ejemplo de una lista de control de políticas para revisar una política existente o una nueva?

La siguiente es una muestra de una serie de preguntas que se pueden incluir en una lista de control de respuestas “Si/No”:

  • ¿Expresa la declaración compromiso con seguridad y salud? ¿Están claras las obligaciones hacia los empleados?
  • ¿Se indica cuál alto funcionario es responsable de ver que se implemente y que se mantenga en revisión y cómo se hará?
  • ¿Está firmada por el gerente ejecutivo?
  • ¿Se han tomado en cuenta los puntos de vista de los gerentes y supervisores, representantes de seguridad y comités de seguridad?
  • ¿Se discutieron los deberes definidos en la declaración con las personas correspondientes?
  • ¿Entienden ellos que su funcionamiento va a ser evaluado y qué recursos tienen que cumplir para hacer sus tareas seguras?
  • ¿ Explica la declaración claramente que la cooperación por parte de todos los empleados es vital para el éxito de la política de seguridad y salud?
  • ¿Indica cómo se deben involucrar los empleados en materias de seguridad y salud, por ejemplo, siendo consultados, tomando parte en las inspecciones o formando parte de un comité de seguridad?
  • ¿Indica claramente cómo se asignan los deberes de seguridad y salud, y están descritas las responsabilidades de diferentes niveles?
  • ¿Dice quién es responsable de los siguientes temas?
  • Informes de investigación y registros de accidentes
  • Precaución y definición de procedimientos de evacuación
  • Primeros auxilios
  • Inspecciones de seguridad
  • Programa de capacitación
  • Garantía de que los requisitos legales se cumplen
    • ¿Es la gerencia la única responsable de brindar un ambiente de trabajo seguro y sano?
    • ¿Es la preocupación de los empleados por la seguridad y la salud tan grande como la preocupación por los temas de mercadeo, financieros y económicos?
    • ¿Incluye los nombres de gerentes individuales que son responsables de hacer que la política de seguridad trabaje en áreas específicas o departamentos?
    • ¿Establece el deber de los empleadores de dar instrucción y capacitación en salud y seguridad a todos los empleados?
    • ¿Detalla el desarrollo y mantenimiento de los roles y procedimientos de seguridad y salud?
    • ¿Incluye programas planificados para seguridad y salud en el trabajo?
    • ¿Garantiza que los sistemas de seguridad y salud serán tomados en cuenta cuando se planifiquen nuevos métodos, procesos o premisas?
    • ¿Incluye arreglos para revelar información, incluyendo información multilingue, sobre temas de seguridad y salud y bienestar?
    • ¿Explica cómo va a estar disponible el dinero para seguridad y salud?
    • ¿Tienen todos los empleados copias de la política de seguridad del empleador?
    • ¿Fueron consultados los representantes del lugar de trabajo sobre revisiones periódicas y actualización de la política de seguridad de los empleadores?
    • ¿Se ha revisado la política con el comité de seguridad y salud?
    • ¿Establece quien revisará la política y qué tan a menudo se revisará?
    • ¿Son eficientes los acuerdos para establecer la política de atención de todos los empleados?
    • ¿Es lógica y sucesiva la delegación de deberes a través de la organización?
    • ¿Está claro que la responsabilidad final de seguridad corresponde a la alta gerencia?
    • ¿Están escritas las responsabilidades de los altos gerentes en la política o en las descripciones de trabajo?
    • ¿Están los procedimientos y controles establecidos para garantizar responsabilidad?
    • ¿El desempeño de seguridad y salud es un ingrediente esencial de evaluaciones de desempeño?
    • ¿Entienden los gerente de línea y aceptan a su vez la naturaleza de sus responsabilidades de seguridad y salud?
    • ¿ Existen arreglos para coordinación con contratistas?
    • ¿Están todas las personas conscientes de sus responsabilidades legales?
    Apéndice A

    Responsabilidades de los Individuos

    Los individuos tienen la responsabilidad de revisar las tareas que les han sido asignadas. Para que un programa de seguridad obtenga los resultados deseados, todas las personas del lugar de trabajo deben conocer sus responsabilidades.

    Los siguientes son ejemplos de asignaciones de responsabilidades designadas para organizaciones de diferente tamaño. Seleccione y adapte, o cree su propia versión.

    Empleados

    1. Realizar el trabajo de manera que no cree riesgos de seguridad y salud para sí mismo y otros.
    2. Ayudar a reducir y controlar las condiciones que producen accidentes y enfermedades.
    3. Reportar cualquier incidente, posibilidad de lesiones y/o enfermedades.
    4. Utilizar las herramientas correctas y el equipo adecuado para el trabajo.
    5. Conservar las herramientas en buen estado.
    6. Utilizar el equipo de seguridad y ropa protectora requerida.
    7. Reportar defectos en el equipo de su lugar de trabajo.
    8. Desarrollar una preocupación personal por la salud y la seguridad ñpara usted mismo y para otros, especialmente los recién llegados y las personas jóvenes.
    9. Sugerir formas de eliminar riesgos.
    10. Leer, entender y cumplir la política de seguridad y salud del lugar de trabajo, así como las prácticas de trabajo seguro y sus procedimientos.
    11. Cooperar con los miembros del comité de seguridad y salud y con sus representantes.

    Funcionarios/Coordinadores de seguridad

    Asesorar a la gerencia y a los empleados sobre:

    • prevenir lesiones y enfermedades al personal y daño a la planta y al equipo
    • requisitos legales que afectan la seguridad, la salud y el bienestar
    • prestación y uso de ropa y equipo protector
    • lo apropiado, desde el punto de vista de seguridad, de equipo nuevo y validez de todos los certificados de prueba apropiados
    • riesgos potenciales de nuevos contratos antes de que inicie el trabajo y precauciones requeridas
    • cambios en la legislación.
    • Registrar y analizar información sobre lesiones, enfermedades, daño y pérdida de producción.
    • Evaluar las tendencias de accidente y revisar el funcionamiento de la seguridad general.
    • Mmantener contacto con los cuerpos profesionales regulatorios.
    • Tomar parte en las discusiones del lugar de trabajo sobre lesiones, salud y bienestar, control de daños.
    • Mantenerse actualizado con los códigos de prácticas recomendados y con la nueva literatura sobre salud y seguridad.
    • Administrar el programa de seguridad.
    • Ayudar en investigaciones de accidente, análisis y preparación de informes y resúmenes de accidente.
    • Preparar reportes de inspección.
    • Asegurar que se ha tomado la acción correctiva cuando se han identificado deficiencias.
    • Ayudar con los seminarios o capacitación de seguridad.

    Gerentes/altos ejecutivos

    • Suministrar una declaración de política relacionada con el programa de seguridad.
    • Mantener el control general del programa de prevención de pérdida y de seguridad.
    • Garantizar que todas las políticas de seguridad establecidas están administradas y se aplican en todas las áreas.
    • Garantizar que todo el personal conoce y practica eficazmente las políticas y procedimientos establecidos en el programa de seguridad y salud.
    • Proveer información, instrucciones y asistencia a todo el equipo de supervisores para poder proteger la salud y seguridad de todos los empleados.
    • Entender y aplicar la política de prevención de accidentes así como la legislación de seguridad y salud ocupacional.
    • Brindar a todo el equipo de supervisores equipo y herramientas en buen estado de mantenimiento, así como cualquier dispositivo de protección personal especial que pueda requerirse.
    • Suministrar programas continuos de educación de seguridad y salud y aprobar los cursos de capacitación de primeros auxilios según se requiera.
    • Monitorear los departamentos y los proyectos y hacerlos responsables de cualquier desempeño de seguridad individual.

    Supervisores/gerencia de línea

    • Cooperar con los miembros del comité de seguridad y salud.
    • Brindar instrucciones a los empleados sobre los procedimientos de trabajo seguro. Como parte de los deberes rutinarios, el supervisor puede requerir que los empleados utilicen el equipo de protección personal de manera apropiada.
    • Ser ejemplo para otros dirigiendo y realizando el trabajo siempre de una manera segura.
    • Realizar inspecciones regulares sobre prácticas y condiciones inseguras y garantizar la pronta acción correctiva.
    • Trabajar en cooperación con otros para determinar prácticas seguras, y aplicación de su cumplimiento, desarrollo de procedimientos para tratar violaciones y prevención de accidente y de seguridad generales.
    • Aplicar todas las regulaciones de seguridad y los métodos de trabajo establecidos. Tomar las acciones correctivas cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento de las reglas.
    • Conocer y aplicar las políticas de seguridad del lugar de trabajo así como la legislación relevante sobre seguridad y salud ocupacional.
    • Hacer arreglos para tratamiento médico según se requiera, incluyendo transporte a un doctor o a un hospital si es necesario.
    • Reportar todos los accidentes inmediatamente, investigar todos los accidentes a fondo, y asesorar a la gerencia sobre cómo prevenir similares accidentes en el futuro.
    • Realizar inspecciones regulares del lugar de trabajo para garantizar un ambiente seguro y sano.
    • Tener reuniones de seguridad regulares para revisar las condiciones de seguridad y las políticas de seguridad generales.
    • Acompañar al inspector del gobierno durante las inspecciones del proyecto.
    • Tener conocimiento de los riesgos que existan para empleados recién contratados, temporales o de corto plazo. Garantizar que todos los empleados nuevos reciban las instrucciones de seguridad detalladas antes de que se les permita iniciar el trabajo.
    Ultima actualización del documento: 2000-02-22

    Copyright ©1997-2006 Centro Canadiense de Salud y Seguridad Ocupacional


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