Cuando se planifica la cantidad de "espacio" que se necesita para que las personas hagan su trabajo, la mayoría de los planificadores recuerdan incluir todas las herramientas, equipo y mobiliario necesario para completar un trabajo. Los trabajos de oficina conllevan una gran variedad de actividades físicas y mentales. A veces, las actividades principales de todo trabajo de oficina se realizan en el escritorio o en la estación de trabajo. Respuestas OSH tiene más información sobre ergonomía de oficina.

Además de las dimensiones físicas del lugar de trabajo, también se deben considerar otras características en cualquier reorganización, mudanza o diseño. Algunas de las preguntas a realizar son:

• Brinda el espacio de trabajo privacía acústica (puede la gente hablar en privacía o ruidos y conversaciones interfieren con su concentración?)
• Las paredes son permanentes (ejemplo fijas) o el lugar de trabajo está en un ambiente de oficina abierto?
• Brinda el espacio de trabajo privacidad visual?
• Puede un empleado personalizar su espacio de trabajo individual?
• Hay acceso a la luz natural o solamente iluminación artificial?
• El diseño del lugar de trabajo está realizado de manera que facilite el contacto interpersonal?

Incluso las estaciones de trabajo diseñadas adecuadamente que no fuerzan el cuerpo del trabajador no garantizan "comodidad" total. Las características físicas del espacio que un trabajador ocupa tienen también efectos psicológicos. Cuando el ordenamiento espacial del lugar de trabajo ha sido planeado, se tienen que haber tratado dos aspectos principales del comportamiento humano„"territorialidad" y "espacio personal".

Es natural que las personas consideren un cierto espacio físico (o territorio) como relativamente exclusivo para su uso personal. Además de las residencias privadas, los territorios en este sentido incluyen oficinas y otros escenarios ocupacionales. La gente tiende a "marcar" este espacio y considerarlo como su territorio propio. Los trabajadores a veces desean personalizar su espacio de trabajo con artículos decorativos, posters, fotos, plantas, etc. Por otro lado, "el espacio personal" se describe como el territorio portátil que circunda a una persona y en el cual la entrada de otras personas está estrictamente controlado según ciertos factores culturales.

Tanto el espacio territorial como el personal juegan un papel importante en la sensibilidad general del trabajador. Privar a una persona de estos dos factores "de escudo" sobrepoblando, por ejemplo, contribuye al estrés y aliena a una persona de su trabajo y ambiente social.

El espacio asignado para trabajar debe abarcar más que las simples dimensiones de la estación de trabajo. También debe permitir que la persona se mueva libremente y permitir el contacto interpersonal sin forzar a una persona a invadir el espacio personal de otra.

La tabla 1 resume las directrices existentes en el espacio de trabajo para personas dependiendo de su posición organizacional.

*Las directrices existentes, sin embargo, no toman en cuenta la necesidad humana psicológica del espacio, y por esa razón, puede ser conveniente para los valores más bajos de personal de apoyo y de oficina aumentar por un factor de 20%

Fuente: Código de Construcción Nacional de Canadá, Emitido por la Comisión Canadiense de Construcción y Edificios Antiincendio, Consejo de Investigación Nacional Canadá, 1995